Richtlinien für eine rechtssichere Einbindung von Social Media in die Unternehmenskommunikation

Unter Web-2.0-Anwendungen sind soziale Medien wie Facebook und Twitter, aber auch Karrierenetzwerke wie LinkedIn oder Xing sowie Blogs zu verstehen. Waren die Kommunikationswege von Unternehmen in der Vergangenheit klar definiert und abgegrenzt, so kann heute jeder, der Zugang zum Internet hat, publizieren. Und viele Internetbenutzer tun dies auch im fremden Namen, ohne sich der persönlichen und rechtlichen Konsequenzen bewusst zu sein.

Im Unternehmen selbst und unabhängig davon, ob das Unternehmen über Social-Media-Kanäle kommuniziert, sollten Mitarbeitern klare Regeln an die Hand gegeben werden, wie Web-2.0-Technologien, auch privat, genutzt werden sollten.

Klare Verhältnisse und Richtlinien erleichtern den Umgang mit Social Media

So sollte zumindest eine Richtlinie bestehen, die Mitarbeiter dahingehend sensibilisiert, keine Unternehmensinformationen bei der privaten Betätigung im Internet preiszugeben. Nutzt das Unternehmen selbst Social Media, so sollte die Richtlinie vorgeben, wer im Unternehmen dies tut und gegebenenfalls in welcher Weise. Ein Verhaltenskodex beschreibt im Idealfall klar den Rahmen der gewünschten Kommunikation und ihre Form.

Die Nutzerkonten, über die im Namen des Unternehmens kommuniziert wird, sollten an das Unternehmen gebunden sein. Andernfalls drohen Konflikte, wenn Mitarbeiter, die im eigenen Namen für das Unternehmen kommuniziert haben, nach Verlassen des Unternehmens alle im Web aufgebauten Kontakte (Freunde, Verlinkungen, Empfehlungen) mitnehmen und diese Daten dann dem Unternehmen nicht mehr zur Verfügung stehen.

Es wird sicherlich ein Stück weit branchenabhängig sein, ob die Arbeitnehmerschaft tendenziell als internetaffin zu betrachten ist. In einem Start-up-Unternehmen mit einem Altersdurchschnitt von 25 Jahren wird man davon ausgehen können, dass ein hoher Anteil an Mitarbeitern auf sozialen Medien aktiv unterwegs ist, in alteingesessenen Industriebetrieben eher nicht.

Dort wo von einem hohen Anteil von Social Media-Nutzern in der Belegschaft auszugehen ist, stellt sich umso mehr die Frage, ob es nicht aus Unternehmenssicht sinnvoll wäre, Medienkompetenzschulungen anzubieten.

Mit Monitoring-Tools die Social Media-Kommunikation fest im Griff

Selbst wenn unternehmensintern verbindliche Richtlinien zum Umgang mit Web-2.0-Anwendungen existieren, besteht immer noch die Gefahr, dass von unternehmensfremden Personen oder Gruppierungen Inhalte kommuniziert werden, die einem Unternehmen schaden können. Gerade Unternehmen, die stark im öffentlichen Fokus stehen, müssen ein Interesse daran haben, wie Dritte über das Unternehmen in sozialen Medien kommunizieren. Hierfür bieten sich Social-Media-Monitoring-Tools an, die die wichtigsten Kanäle automatisiert überwachen und Berichte erzeugen, die darüber Auskunft geben, welche Aussagen zum Unternehmen sich verbreiten.

Dies ist bei Unternehmen, deren Geschäftsgegenstand im kritischen Fokus der Öffentlichkeit steht, umso wichtiger, da in Fällen eines „Shitstorms“ (lt. Duden: Sturm der Entrüstung in einem Kommunikationsmedium des Internets, der zum Teil mit beleidigenden Äußerungen einhergeht) mit Beeinträchtigungen der eigenen IT-Infrastruktur durch DoS-, DDoS-Attacken (Denial of Service, distributed Denial of Service = bewusst herbeigeführte Überlastungen) gerechnet werden muss.