Datenschutz-Fälle erläutert: Sind Personalausweis-Kopien in der Wohnungswirtschaft zulässig?

Wenn es um die Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten geht, ist der Umgang mit dem Personalausweis ein Brennpunktthema. Der Datenschutzbeauftragte des Freistaats Sachsen sah sich mit einem Fall konfrontiert, den er unmissverständlich kommentierte.

Im E-Commerce ist das Scannen und Speichern von Personalausweisen unzulässig. Es gibt aber auch andere Berufsgruppen, in denen auf Ausweiskopien bestanden wird, die aber sowohl vor als auch nach Inkrafttreten der DSGVO immer wieder durch Verstöße auffallen. Dazu gehören Makler und Vermieter.

Gängige Praxis bei Vermietern

Ein Immobilienunternehmer hatte von Mietinteressenten Personalausweiskopien eingefordert. Als diese nachfragten, hieß es, dass ein Anwalt beim Eintreiben möglicher Mietschulden eine Ausweiskopie benötigen würde, oder auch, dass diese Kopie Voraussetzung für eine Schufa-Abfrage sei. Das Maklerunternehmen berief sich bei der folgenden Untersuchung durch die sächsischen Datenschützer auf die Wohnungseigentümer in seinem Auftraggeberkreis, bei denen das Einfordern von Ausweiskopien gängige Praxis und daher selbstverständlich sei. Überdies sei doch in den Selbstauskünften der Mieter und auch in den Mietverträgen eine Einwilligungserklärung enthalten.

Einfordern von Kopien ist rechtswidrig

Der Landesdatenschutzbeauftragte stellte fest, dass es keiner Erörterungen bedarf, ob die Abforderung von Personalausweiskopien eine gängige Praxis in der Wohnungswirtschaft ist – denn alle angeführten Beweggründe änderten nichts an der Rechtswidrigkeit dieses Verfahrens. In diesem Fall, der vor Mai 2018 aktenkundig wurde, führte Sachsens oberster Datenschützer das Personalausweisgesetz § 20 Abs. 1 an, in dem festgelegt ist, dass der Personalausweis bei nicht-öffentlichen Stellen als Identitätsnachweis und Legitimationspapier verwendet werden kann.

Bei einer Kopie jedoch würde eine Vielzahl an Daten erhoben, verarbeitet und genutzt, die für eine Identifizierung nicht erforderlich sind. Somit verstößt das Einfordern von Kopien im Kundenkontakt gegen § 28 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 und den § 2 des damals verbindlichen BDSG“ und ist unzulässig, wo doch eine direkte Einsichtnahme in den Personalausweis des Kunden und der sofortige Abgleich von Daten möglich wären. Insofern die Angaben des künftigen Mieters durch direkte Einsichtnahme durch den Vermieter geprüft und dokumentiert werden können, ist dessen Interessen Genüge getan.

Einwilligung nicht bindend, da ohne Wahlfreiheit

Hinzu kommt: Auch eine Einwilligung des Mietinteressenten legitimiert das Anfertigen einer Ausweiskopie im Wohnungswesen nicht. Dazu würde eine freie Entscheidung des Betroffenen erforderlich sein. Dieser Umstand liegt aber nur dann vor, wenn ein Mietvertrag auch ohne vorgelegte Kopie zustandekommen könnte – was der gängigen Praxis und offenbar auch der Lebenswirklichkeit widerspricht. So ergibt sich bei Mietinteressenten eine Drucksituation, in der eine Einwilligung aus freien Stücken unmöglich ist. In datenschutzrechtlicher Hinsicht ist das Abfordern von Ausweiskopien also in jedem Fall nicht zulässig. Tätigkeitsbericht des Sächsischen Datenschutzbeauftragten für den nicht-öffentlichen Bereich Seite 87

Tätigkeitsbericht des Sächsischen Datenschutzbeauftragten für den nicht-öffentlichen Bereich Seite 87