Datenschutz im Gemeinschaftsbüro – was gilt es zu beachten?

Datenschutzrechtlich sind gemeinschaftlich genutzte Büros durchaus sensibel, denn meist werden in diesen Co-Working-Büros der Drucker, der Scanner, der Besprechungsraum und ein Internetanschluss gemeinsam genutzt – bis hin zu Gemeinschaftsplattformen im Internet.

In Großstädten, inzwischen aber auch auf dem Land, werden Co-Working-Spaces immer beliebter. Gerade Kleinfirmen, Start-ups oder Einzelunternehmer schätzen die Art dieser Gemeinschaftsbüros und mieten hier einen oder wenige Schreibtische plus Büro-Infrastruktur. Vorteile sind das Gemeinschaftsgefühl, ein dynamisches Netzwerk und der Vorteil, eine Geschäftsadresse nutzen zu können, ohne selbst Mieter zu sein.

Die bauliche Komponente

In den gängigsten Co-Working-Büros stehen Raum für Raum mehrere Schreibtische neben- oder beieinander – wie im Großraumbüro. Die räumliche Enge hat den Nachteil, dass jedem mehr oder minder permanent der Blick auf „fremde“ Bildschirme, in fremde Ablagen oder Dokumente auf dem Schreibtisch des Nachbarn möglich ist – und somit jeder unfreiwillig Zugang zu firmeninternen Informationen anderer Unternehmen hat.

Daher ist es ratsam, die einzelnen Arbeitsplätze mit Sichtschutzmaßnahmen gegen fremde Blicke abzuschirmen. Durch Stellwände, Raumteiler oder Sichtschutzfolien kann gewährleistet werden, dass der Blick auf den fremden Monitor stark eingeschränkt wird – und jedem auf diese Weise eine arbeitstechnische Intimsphäre gesichert wird. Für Dokumente, die auf dem Schreibtisch herumliegen, sollte jeder Schreibtischmieter die eigene Disziplin bemühen: Denn ein Ausdruck, eine Rechnung oder ein Angebot können, solange sie nicht bearbeitet werden, in „Schütten“ oder Ablagen abgelegt werden, die blickdicht verschlossen sind.

Nutzung eines gemeinsamen WLAN

Es liegt natürlich schon im Interesse des Co-Working-Space-Betreibers, das zur Verfügung gestellte WLAN gegen unsachgemäßen Gebrauch zu schützen – oder bei Missbrauch nachvollziehen zu können, an welchem Arbeitsplatz dieser stattgefunden hat.

Daher ist es ratsam, jedem Nutzer eines gemeinsamen WLAN einen individuellen Zugang einzurichten, der mit einem ebenso individuellen Passwort geschützt ist. Der Einzeluser wiederum sollte an seinem Arbeitsplatz Sorge dafür tragen, dass er ausschließlich verschlüsselte Nachrichten versendet, und beim Besuch von Webseiten immer innerhalb der Sicherheitsebene HTTPS bleiben.

Der Gemeinschaftsdrucker – unfreiwillige Kommunikation ist programmiert

Das Verwenden eines gemeinsamen Druckers ist ebenfalls äußerst problematisch. Denn zum Büroalltag gehören das Ausdrucken einer E-Mail, eines Auftrags oder einer Rechnung, die vom „Druckenden“ manchmal aber nicht gleich aus dem Drucker entnommen werden. Typisch für einen Co-Worker ist, dass er beim Abholen des eigenen Ausdrucks erst einmal mehrere Fremddokumente aus dem Papierausgabeschacht entnehmen muss, um ans eigene Druckerzeugnis zu kommen.

Noch schlimmer: Als guter Co-Worker wirft man einen kurzen Blick auf das Fremddokument, um dem geschätzten Mit-Co-Worker seine Dokumente vielleicht gleich „vorbeibringen zu können“ – eine freundliche Geste, aber zugleich ein glasklarer Datenschutzverstoß. Um diesen nachhaltig zu vermeiden, lassen sich Gemeinschaftsdrucker mit einer sogenannten „Pull-Printing-Einrichtung“ ausrüsten. Damit druckt der Drucker erst dann, wenn sich der Druckauftraggeber am Drucker befindet und identifiziert hat.

Ruheräume für ungestörte Telefonate einrichten

Auch das Telefonieren birgt Datenschutzfallen – wann immer die „andere Company“ unfreiwillig mithört, werden Fremden vertrauliche Daten zugänglich gemacht. Daher haben sich in Co-Working-Spaces Räume bewährt, in denen kein vermieteter Schreibtisch steht und zu denen jeder Schreib

tischmieter Zugang hat, um hier hinter einer verschlossenen Tür ungestört und gehört zu telefonieren. So lassen sich mit wenig aufwendigen baulichen Vorkehrungen, ein bisschen Technik und gegenseitigem Verständnis datenschutzrechtlich unbedenkliche Bedingungen im Co-Working-Space schaffen.